Как вежливо отказать клиенту и когда это стоит делать

Сейчас на первое место для всех компаний вышла клиентоориентированность. Но при этом стоит отметить, что далеко не всегда потребитель прав. И в таких условиях встаёт разумный вопрос: «Как отказать клиенту?». Но не просто в грубой форме сказать, что он не прав, а сделать это вежливо.

Когда стоит отказывать клиенту и почему отказ так важен

Начать стоит с того, что далеко не всегда в принципе стоит отказывать вашему клиенту. Всё же даже когда он слегка не прав, иногда лучше встать на сторону покупателя. Таким образом вы покажете, что готовы пойти на уступки, что положительно скажется на репутации.

Но здесь стоит соблюдать грань, о которой многие забывают. Нельзя перегибать палку в желании удовлетворить потребности клиента. Во-первых, со временем это приведёт к тому, что к вам и будут приходить люди, которые будут пользоваться данной особенностью. Во-вторых, у адекватных клиентов может возникнуть отторжение, так как хороший продавец настолько уверен в своём товаре, что ему необязательно льстить покупателю.

Обратите внимание:
Бывают ситуации, когда единственный способ не потерять в деньгах – отказ. Например, отказ принимать разбитый товар, который вы отправляли рабочим. В таком случае за свою «вежливость» вы понесёте достаточно большие потери.

Ещё стоит заметить, что отказ способен и поднять вашу репутацию в информационном поле. Помню истории одной компании, которая в ответ на претензию клиента отправила пункт закона, по которому она была права (до этого описав ситуацию). Так они и показали, что знают себе цену, и качественно отбились от недовольного клиента.

При этом также важно держать баланс. Если вы хоть чуть-чуть пережмёте, то ваша репутация заметно упадёт. Пусть у нас репутационный институт развит не так сильно, как на Западе, всё же он есть. И грубые ответы клиентам приведут к тому, что к вам будут приходить всё реже и реже.

Ещё один важный момент. Многие переживают об отказе клиентам, но в конечном счёте вам не придётся отказывать по каким-то крупным поводам. Чаще всего такие расхождения будут в мелочах, которые связаны с уставом компании. А в таком случае даже обычное «Нет» будет работать просто отлично. Поэтому не стоит так сильно заморачиваться по этому поводу.

Обратите внимание:
Мне кажется, что не стоит избегать отказов. Да, многие люди в принципе не любят отказывать. А здесь ещё и нужно будет расстроить клиента, что в теории может вылиться в негативный отзыв. Но этот страх стоит переступить, если вы хотите развиваться.

Можно ли отказывать клиенту

А ещё есть ситуации, когда отказывать клиенту в принципе нельзя. Чаще всего это встречается для компаний, которые оказывают услуги. В таких случаях вопрос: «Как правильно отказать клиенту?» даже не стоит.

Первая возможная ситуация – человек идёт к вам за услугами, которые вы не предоставляете. Такое случается редко, да и отказ в такой ситуации пойдёт на пользу обеим сторонам. Тогда можно будет просто объяснить, что вы не предоставляете такие услуги, а также сказать, где их можно получить.

Вторая возможная ситуация – «клиентский терроризм». Это случай, когда человек тратит всё ваше свободное время или время ваших работников. В таком случае работа становится неэффективной. А это приводит к лишнему перерасходу средств. И, в конечном счёте, к убыткам.

В этом случае есть варианты, при которых по закону вы будете не правы (но далеко не всегда). Но в таких ситуациях всегда нужно будет идти в суд. Вряд ли сам клиент пойдёт и будет с этим париться. Но всё же лучше иметь какие-то основания (например, состояние алкогольного опьянения у покупателя).

Обратите внимание:
Такой клиент оставит плохой отзыв, но это не так страшно, так как сейчас вы всегда сможете ему ответить. Если вы правильно и конструктивно распишите ситуацию, то ваша репутация не пострадает, к вам продолжат относиться положительно.

Современные техники отказа

На данный момент самые популярные варианты – это «правило трёх нет» и «4 принципа отказов». Они никак не противоречат друг другу, поэтому вы сможете спокойно использовать все эти советы вместе.

Правило трёх нет

В этот список входит три закона:

• Отказывать нужно сразу;
• Объяснить причину;
• Предлагать альтернативу.

Если вы не будете сразу отказывать клиенту, то потеряете и своё время и его. Раз какую-то услугу вы не предоставляете, то не стоит пытаться предлагать сразу другие варианты, пытаясь найти компромисс. Намного приятнее слушать человека, который сначала говорит открыто. Если же вы будете постоянно изворачиваться, перечисляя варианты, клиент догадается, что ему отказывают. А это намного неприятнее, чем просто услышать «Нет».

Обратите внимание:
Если вы не знаете, как отказать клиенту и предложить при этом другие варианты, то используйте примерно такую конструкцию: «Мы не можем оказать вам такую услугу. Но мы можем предложить альтернативы, которые могут вас устроить». Это и звучит не обидно, и экономит время, ещё и показывает вашу клиентоориентированность.

Также очень важно добавить в отказ аргументацию. Если вы говорите «нет» без причины, то человек может посчитать, что у вас сервис низкого качества. А это последнее, что вам нужно. Особенно это касается случаев, которые связаны с возвратом.

И последний важный пункт здесь – предложение альтернатив. Выше речь шла о том, чтобы посоветовать свои услуги. А сейчас вы можете предложить и каких-то других специалистов, которые работают в вашей сфере. Так вы сможете даже наладить с ними партнёрские отношения (чтобы они так же рекламировали вас). В выигрыше будут и клиенты, и обе компании.

4 принципа отказов

В этом пункте будет сразу 4 принципа:

• Приводите аргументы;
• Избегайте «Не могу», «Не делаем», «Не будем» и прочее;
• Предлагайте альтернативу;
• Работайте над эмоциями.

С первым пунктом никаких вопросов не возникает. Об этом было всё подробно расписано в предыдущем методе. Аналогично и с альтернативой, а вот новые два пункта стоит разобрать глубже.

Не нужно использовать негативные конструкции. В таком случае вы будете ставить клиента либо в положение слабого «не будем», либо в положение тирана «Не могу». И в первом и во втором случае человек будет недоволен. Он почувствует, что на его пути к заветному товару (или услуге) стоит стена. Это приведёт либо к агрессии, либо к тому, что он просто покинет ваш магазин, забыв навсегда о его существовании.

Намного лучше в такой ситуации отвечать позитивными конструкциями. Например, мы можем это сделать, но при соблюдении определённых условий. В таком случае вы максимально подробно опишите ситуацию человеку. Кстати, сюда же можно добавить и снятие ответственности.

Обратите внимание:
Иногда сотрудники говорят «не могу ничего с этим поделать». В таком случае клиент всё равно остаётся не доволен. Намного лучше прямо в лицо объяснить ему, почему именно вы не сможете так сделать. Это пресекается и с пунктом про негативные конструкции, и с пунктом про аргументы.

А ещё стоит поработать над негативом в голосе, а также жестах. Если вы делаете это лично, то вам будет проще. А вот если отказывать чаще приходится вашим сотрудникам, то нужно будет организовывать тренинги. В таком случае вы сможете научить их правильным ответам на все претензии клиентов.

Общие рекомендации по отказу клиентам

В первую очередь стоит сохранять хладнокровие. Не нужно вступать в конфликт на эмоциях. Все ваши аргументы должны быть либо полностью нейтральными, либо позитивными. Аналогично и с формулировками. Конечно, «старый и вонючий алкаш» звучит правдоподобнее, но уместнее от крупной компании будет звучать формулировка «в состоянии алкогольного опьянения».

Также стоит придерживаться единой линии. Если одному клиенту вы отказываете, а второму по какой-то причине (например, он платит больше) – нет, то вы сильно роняете авторитет своей компании. Если вы решили вступать на тропу отказов, то будьте готовы придерживаться её и для богачей, и для людей, у которых мало средств.

Также вам не стоит игнорировать отзывы. Если вы отказываете клиенту, то будьте готовы к тому, что от него в интернете появится разгромная статья о вашей компании. На такие отзывы тоже нужно отвечать вежливо, придерживаясь всех указанных рекомендаций. Помните, что плохи отказы именно тем эффектом, который они создают в медиа-пространстве. Вот его нужно минимизировать.

Разберитесь со своим образом. Отказывать тоже можно по-разному. Можно сделать это позитивно, показав, что вы не хотите отказывать. А можете просто обозначить, что не будете. Это два разных подхода с разными последствиями. А, значит, и с разной линией поведения.

Допустим, вы решили отвечать позитивно. В таком случае у вас появляется больше возможностей для ответа на негативный отзыв. Например, вы можете просто извиниться, сказав, что вам жаль, что пришлось отказать клиенту. Ну а если вы решите пойти по жёсткому пути, то вам останется только ещё раз повторить приведённые аргументы.

Обратите внимание:
Есть ещё один момент, с которым мне самому довелось столкнуться. Некоторые не хотят идти на открытый конфликт с клиентом, поэтому возвращают ему товар. Но делают это в грубой форме, показывая своё недовольство. Это худший из возможных вариантов. Так вы и человека против себя всё равно настроите, и ещё потеряете либо время, либо прибыль.

Самое интересное. Что многим покупателям отказ будет даже приятнее, чем это. Пусть даже он и не будет иметь под собой оснований, кроме вымышленных правил компании (кстати, отличный способ отказать неприятным посетителям, не вызывая у них гнева).

Частные случаи отказов

А теперь давайте поговорим о частных ситуациях, а также разберёмся, как в них себя вести. Разделить их можно на три большие группы:

• Отказ в услуге/обслуживании;
• Отказ в возврате товара;
• Отказ в Скидке.

Как отказать клиенту в услуге

Если вы думаете о том, как отказать клиенту в обслуживании, то начать стоит с поиска правомерных причин. Так как чётко в законодательстве это не прописано, всё, что не касается алкогольного опьянения – под вопросом. Поэтому здесь руководствуйтесь просто логикой. Если клиент закатывает истерики, а также скатывается до оскорблений, то можете смело отказывать (в спокойной форме).

Если даже он и решит пойти в суд, то, скорее всего, проиграет. Но это вряд ли, ведь оно того не стоит. Ну а общественное мнение будет зависеть только от обоснованности ваших претензий. Если вы отказали по уважительной причине, то всегда сможете ответить.

Обратите внимание:
Только вот здесь не перестарайтесь. Многие компании на этом этапе настолько верят в свои силы, то открыто говорят клиенту на истерики (или показывают своим видом), что он ничего не сможет сделать. Да, это правда, что выиграть суд у него возможность маленькая. Но не стоит говорить об этом напрямую. Потому что тогда у клиентов сложиться впечатление, что вы отказываете только, потому что знаете, что ничего вам не будет.

Как отказать клиенту в возврате товара

Наверное, самый сложный вопрос для всех продавцов: «Как отказать в возврате товара?». Всё же здесь есть очень много подводных камней. Это касается и товарного вида, и обоснованности претензий клиента. Хорошо, если у человека есть видео при покупке/распаковке. Так можно убедиться в том, что товар сразу пришёл неисправным. Но полно случаев (особенно с техникой), когда сложно узнать причину поломки.

Начать стоит с чека. Без него вы имеете полное право не возвращать товар. Более того, если продавец не узнаёт покупателя, то делать это не стоит в любом случае. Хотя бы потому что тот, кто пытается вернуть товар, мог просто его украсть, найти случайно и т.д. В результате вы и нервотрёпку получите, и деньги потеряете.

Потом стоит определиться с тем, входит ли ваш товар в группу вещей, которые не подлежат возврату. В этот список входят:

• Товары личной гигиены (зубные щётки, парики и.т.д.);
• Парфюмерия и косметика;
• Животные и растения;
• Носки и нижнее бельё;
• Товар, который продаётся по метрам или на развес;
• Автомобили и мотоциклы.

А вот в остальных случаях нужно будет смотреть на товарный вид. И вот здесь наступает время расплывчатых формулировок. Так как нет чёткого понимания, когда товар имеет, а когда не имеет товарный вид. Например, царапина на стекле смартфона (если она очень маленькая) вряд ли считается достаточным поводом для отказа. А вот трещина – считается. Вот только в законе не прописаны эти пункты.

Обратите внимание:
В целом в данном случае закон будет на вашей стороне. Так как достаточно будет найти хотя бы формальные причины, чтобы вы могли спокойно отказать. Но не злоупотребляйте, помните про репутацию.

Если же вы решите принимать товар обратно, то постарайтесь заменить его на другой. Если человек не захочет просто обменивать товар на ту же модель, то предложите ему несколько альтернативных вариантов с похожими характеристиками.

Как отказать клиенту в скидке

Тут тоже ситуация получается неоднозначной. Во-первых, регулярно встречаются ситуации, в которых клиент сам просит скидку. Во-вторых, сейчас все магазины пишут, что оставляют за собой право изменить условия акции в любой момент. И это лишь усложняет ситуацию для анализа.

Давайте начнём с первого. Для начала вам нужно будет определиться с тем, какой тип клиента перед вами. Есть люди, которые просто торгуются ради скидки. Есть те, кто не может позволить себе приобрести товар за такую сумму. А есть люди, которые просто считают, что ваш товар стоит дешевле.

Во втором случае можно даже обойтись без отказа. Особенно, если этот товар не пользуется особой популярностью. Вы так получите с него хоть какую-то прибыль, а довольный клиент расскажет о вас знакомым в положительном ключе. В третьем тоже, но это уже на своё усмотрение.

А вот в первом случае вам точно стоит отказывать клиенту. Так как этот человек не ценит ваше время, а также ваш товар. Если он и купит у вас так, то в дальнейшем будет использовать это при каждой возможности. Плюс, скорее всего, он купит и без скидки. В таком случае лучшим ответом будет короткое и лаконичное «Нет».

Важно:
Намного сложнее ситуация обстоит со скидкой, которую установили вы. Если у вас не прописано, что продавец имеет право изменять условия договора, то вы всё равно можете отказать клиенту. По закону вы не обязаны делать ему скидку. А вот не использовать в рекламных объявлениях заведомо ложную информацию (скидки), вы уже не имеете. Поэтому рисковать всё равно не стоит.

Если же у вас прописано право изменить условия договора, то с юридической точки зрения всё хорош. Правда, репутация от этого сильно пострадает. Ведь вы не сможете ничего ответить на отрицательный отзыв клиента. А он будет, особенно, если о том, что скидка отсутствует, человек узнает только после того, как пройдёт оплата.

Заключение

Отказ клиенту – это простой процесс лишь на первый взгляд. Ведь в таком случае нужно переступить свои страхи, а также нужно правильно оценить последствия для репутации. Если вы всё сделаете правильно, то сможете не только справиться с неприятным клиентом, но и поднять свою репутацию.

На данный момент есть несколько рекомендаций, которых стоит придерживаться при отказе клиенту:

• Говорите нет сразу;
• Аргументируйте свою позицию;
• Говорите спокойно или позитивно;
• Предлагайте альтернативу.

Обратите внимание:
Также важно понять, в чём именно вы отказываете клиенту. Если вы не предоставляете скидку, то в большинстве случаев хватит обычного «Нет в соответствии с правилами». Если вы думаете, как отказать клиенту в услуге, то найдите объективную причину, чтобы ваша репутация не пострадала. А если вы не хотите возвращать товар, то проверьте, находится ли он в списке невозвратных вещей.