Делегируй — что это означает простыми словами за 2 минуты

Современный человек если и не работает больше часов в сутки, чем его предки из века, скажем, 19-го, то точно выполняет большее количество задач. Естественно при этом вы и я ужасно устаем, отсюда депрессии и нервные срывы. Чтобы этого не допустить, специалисты в области маркетинга и психологи говорят нам: «делегируй», что это означает простыми словами, практически никогда не объясняя. Попытаемся разобраться самостоятельно.

Делегируй, что это означает простыми словами

«А почему я, вот пусть Светка делает, у нее получится лучше?» — примерно такого рода фразы и в наши дни можно услышать от учащихся школьного возраста. Обычно, ими злоупотребляют школьники, пытающиеся сами избежать необходимости выполнять какое-либо дело. Иногда, только в иных выражениях, правда, в том же ключе такие фразы произносят взрослые люди, обычно руководители.

Обратите внимание:
Взрослые более искусны в подобном и в отличие от ребенка прекрасно понимают, как сделать так, чтобы те самые Светка, Катька, Наташка, Иван Иванович, выполнили неприятную работу за них. Знаю это и я. Как часто пользуюсь? Постоянно. Что нужно? Всего лишь делегировать собственные полномочия. Запомните это.

Что значит делегировать?

Менеджмент под делегированием полномочий понимает передачу части функций от руководителя другим сотрудникам. Обычно это делается с одной конкретной целью – получение лучшего результата.

Например, я абсолютно не разбираюсь в установке компьютерной программы, но могу изучить этот вопрос в течение 1-2 дней и достичь определенных положительных результатов.  Нужно ли мне это? Скорее всего, нет, поскольку на работе есть сотрудник, отвечающий за установку программ и обслуживание ПК в целом. Свои полномочия (порученное мне дело) я могу делегировать ему. На то, что у меня занимает несколько суток у него уходит несколько минут. 

Полномочия передаются от высшего звена к низшему, т.е. заставить условную Светку написать реферат или сделать стенгазету вместо Кольки может только учитель, а если речь идет о рабочих отношениях, то вышестоящий руководитель.

Делегирование полномочий:

•        позволяет мне, как руководителю, оптимизировать свое рабочее время и рабочее время сотрудников;
•        быстро достичь требуемого результата;
•        мотивировать сотрудников к определенному виду деятельности;
•        повысить степень доверия к себе со стороны сотрудников.

Не все дела, даже те, что хорошо получаются, следует выполнять самостоятельно. Вернемся к условной Светке и ее учителю. Допустим, учитель, как взрослый, опытный и обладающий определенными знаниями человек, вполне способен самостоятельно нарисовать стенгазету, подготовить речь для своего доклада. Но он делегирует свои полномочия Светке. Зачем? Чтобы ученица почувствовала собственную значимость, для укрепления доверия, для обучения ответственности. Подобным же занимается и руководитель, попутно экономя собственное время и энергию.

Важно:
Итак, делегирование, что это простыми словами, как не талант, которому нужно учиться. Просто так отдать приказ о выполнении конкретной работы, конечно же, можно. Но эффективно ли, разумно? Нет. Человеку придется объяснить, чего именно от него ожидают, указать на степень ответственности и возможно, обещать награду. Подобное занимает время, но того стоит. Впрочем, далее об этом подробнее.

Какую работу можно делегировать

Дженни Блейк – карьерный коуч и автор нескольких книг по обучению новичков ведению собственного бизнеса утверждает, что делегировать можно любую рутинную работу, любое дело, которое вызывает скуку, зевоту и желание забросить его в самый дальний ящик рабочего стола. Она, как следует, постаралась и объединила все виды работ в 6 типов задач. Не могу не согласиться, получилось просто отлично. 

Итак, вы как руководитель можете воспользоваться своим правом и делегировать подчиненным следующие дела:

1. Мелкие дела, не требующие специфических знаний.  Представьте, что у вас есть секретарь. Помимо рутинной бумажной работы этот сотрудник может забронировать для вас билеты, переносить данные в электронную таблицу, составлять календарь ваших встреч и напоминать о них в подходящее время.
2. Муторные дела. Составление презентации по уже имеющимся материалам, распечатка или ксерокопирование документов, звонки клиентам.
3. Дела, отнимающие много времени. Руководитель просто обязан распределять такие дела между сотрудниками. Для проверки качества выполненной работы подключиться он может только на этапе ее завершения.
4. Дела, которым можно научить.  Вместо того, чтобы самостоятельно стоять у принтера и нажимать кнопочки, вы можете обучить этому стажера.
5. Некоторые виды работ руководитель не может выполнить самостоятельно в силу отсутствия у него необходимых знаний и навыков. Начальник, уважаемый подчиненными, не  станет даже пытаться выполнить дело, которое ему не по силам. Он не боится уронить свой авторитет и делегирует задачу более компетентному человеку.
6. Передать кому-то можно и срочное дело, при условии, что результат труда от подобного делегирования устроит обе стороны. При этом нельзя требовать от сотрудника невозможного, а также регулярно менять поставленную задачу. Ничего хорошего из этого не выйдет.

Как делегировать полномочия

Итак, не бойся и делегируй (что это означает простыми словами мы уже выяснили в предыдущих абзацах). Как показывает личный опыт процедура передачи полномочий, во-первых, связана с определением рамок, в которых обязан действовать кандидат, а во-вторых с определением круга задач, составлением для делегата четкой инструкции.

Без инструкции в деле делегирования действительно не обойтись. Вспомните мамину записку на холодильнике. Ранее нам так не казалось, но эта записка являет собой простейший вид инструкции, которой сопровождают любой процесс делегирования. «Пойди в магазин и купи 2 кг сахара, хлеб и муку», «Забери сестренку из садика», «Прополи грядки с фасолью, грядки с огурцами не трогай».

Обратите внимание:
Если у вас есть, кому делегировать, следует делать это так, чтобы делегату была ясна поставленная ему цель. Для этого:

•        следует начать с разработки инструкции;
•        в инструкции нужно указать сроки выполнения работы и ее характер;
•        далее перечисляется список инструментов, ресурсов, которыми может руководствоваться делегат (время, помощь сторонних подразделений, денежное финансирование, техника);
•        важно подробно рассказать делегату, чего от него хотят добиться;
•        опытные руководители советуют заблаговременно согласовать с исполнителем (прописать в инструкции) выбранный вид контроля и способ, которым будут руководствоваться при оценке результатов труда.

Все перечисленное возможно только в одном случае – я (условный руководитель) знаю, чего хочу и могу однозначно ответить на вопрос о том, что нужно получить в результате выполнения поставленной задачи. Далее я должен выбрать объект делегирования – сотрудника. Разработке инструкции поможет понимание индивидуальных особенностей характера делегата и его профессиональных качеств. Я также выбираю стиль общения с делегатом. Возможно, делегирование ограничиться спущенным свыше приказом на имя конкретного кандидата, а возможно, что делегирование полномочий произойдет за чашкой кофе.

Перед составлением инструкции и дальнейшем ее предъявлении выбранному кандидату я, как условный руководитель, должен убедить делегата в том, что работа поручается ему не просто потому. Что другие не отказались ее выполнить, но именно он лучше всего с ней справится. Важно убедить человека в собственной значимости, а потом уже давать инструкции. Далее можно приступать к обсуждению ресурсов, которые необходимы для выполнения работы.

Естественно, я могу пойти по пути жесткого руководителя и ничего не объясняя, потребовать выполнить задачу. Но в этом случае я рискую не получить нужного результата, обиженный или недостаточно мотивированный сотрудник выполнит работу не так хорошо, как это может сделать сотрудник, с которым эта работа была согласована заранее.

Обратите внимание:
Вариант с предоставлением работнику всех средств и любой награды также не рассматривается. В следующий раз работник может запросить больше за ту же работу, мне, как руководителю, это не выгодно.

Не исключено, что даже после уточнения всех нюансов поставленной работы, сотрудник не захочет ее выполнять. Такое случается, особенно, если в должностных инструкциях работника не прописана необходимость выполнения конкретной задачи, а работодатель не знает, как делегировать полномочия.

Что в этом случае делать? Во-первых, можно пообещать сотруднику достойное вознаграждение. Во-вторых, можно оформить все в приказном порядке. Но как уже было сказано выше, приказной порядок лишает работника любой мотивации. Лучший выход из ситуации – поиск людей, готовых выполнить поставленную задачу на ваших условиях. Допустимо привлечение временных сотрудников со стороны. Где искать таких расскажу далее.

Где найти людей, которым можно делегировать

Если вы руководитель, то в принципе, вам есть, кому делегировать свои полномочия. Предположительно у вас в штате от 3-4 до 10 сотрудников. Но у людей, занимающихся индивидуальным предпринимательством, самозанятых, да просто чрезвычайно занятых, не всегда бывает такая возможность. Приходится либо самостоятельно выполнять всю работу, либо искать людей со стороны, буквально с улицы, что не всегда безопасно, выгодно и надежно.

Дополнительно:
Для себя я как руководитель, нашел идеальный, как мне кажется выход – биржа Workzilla. Найти можно по адресу — https://work-zilla.com/.

Что это за биржа и в чем ее преимущества?

Во-первых, здесь работают люди, которым реально есть, что предложить работодателю. Во-вторых, здесь вы находите хорошо мотивированных сотрудников, обладающих не только желанием, но также знаниями и опытом. В-третьих, вам не нужно в течение нескольких дней ожидать предложений от работников, умный робот буквально за считанные минуты подберет для вас несколько подходящих кандидатур. Работает это так:

1.        Я создаю задание, т.е. описываю, что именно нужно сделать (нажимаю – «найти исполнителя»). Помним при этом об инструкции. Задания должны быть четкими и понятными, указываю способ проверки результата, описываю какие-либо личные требования к методу выполнения заказа, возможно, к образованию исполнителя, даю источники. Например, если мне нужно написать текст экскурсии по конкретному музею, я отправляю исполнителю всю имеющуюся у меня информацию по возникшей проблеме. Естественно, что исполнитель может использовать дополнительные источники, но проще и надежнее заблаговременно указать на то, какого характера материал нужен. Это поможет избежать неприятных ситуаций. Обязательно вместе с исполнителем определяем сроки сдачи заказа.

2.        Система в течение 2 минут подбирает исполнителей. Подходящих кандидатур (по образованию, навыкам, количеству положительных отзывов) обычно несколько. Заказчику предлагается выбрать из представленных кого-то одного. Например, если мне нужно написать речь для конференции, я выбираю человека с высшим образованием в той сфере, в которой специализируюсь и сам. Но если мне нужен всего лишь расторопный секретарь, который отвечал бы на звонки, читал электронную почту, сортировал письма и согласовывал встречи с партнерами, то уровень образования мне совсем не важен. Я обращаю внимание на такие навыки, как скорость набора текста, умение общаться с большим количеством людей одновременно, стрессоустойчивость, возможно, предыдущий опыт работы, отзывы других работодателей. Если мне нужен курьер на несколько заданий, то он совсем не обязательно должен иметь ученую степень.

Обратите внимание:
Все подобные нюансы я отмечаю при формировании задания, а система их учитывает и выдает конечный результат. Честно признаться, робот никогда не ошибается, что не удивительно, ведь на бирже работает свыше 500 тысяч исполнителей, выполнивших порядка 200 тысяч заданий.

Оплата производится только по факту, т.е. после получения готовой работы. Деньги переводятся на счет исполнителя только после подтверждения с моей стороны готовности принять работу, одобрить ее. Естественно, дается время на проверку. Кроме того, действует система защиты заказчика и исполнителя. Если результат работы меня не устраивает, я могу потребовать вложенные денежные средства обратно. Но, конечно же, злоупотреблять своим правом я не буду. Подобное может произойти только в случае полного несовпадения моих взглядов на результат с взглядами на него исполнителя, при получении абсолютно некачественной работы.

Обратите внимание:
При желании я могу стать исполнителем и также выполнять заказы. Это не запрещено.  Биржа позиционирует себя, как одна из лучших в данном сегменте. И это вполне сходится с моим мнением о работе данного сервиса. Количество исполнителей и качество выполненных ими работ на уровне. 

Из преимуществ биржи, с которыми могут ознакомиться все новички на главной странице сервиса, отмечу искусственный интеллект и уже упомянутых мною надежных исполнителей. Последние проходят довольно строгий отбор, на основании которого и допускаются к выполнению заданий. Подобное не может не радовать, поскольку работа поручается не абы кому, а действительно разбирающимся в проблеме людям, готовым ее выполнить именно на моих условиях.

Делегирование заданий исполнителям на бирже позволяет мне, как работодателю, ежедневно высвобождать больше свободного времени и посвящать его другим рутинным делам или же семье. Кроме того, многие исполнители обладают знаниями, которых у меня просто нет, как нет и опыта в некоторых делах. Самостоятельно и при этом качественно и быстро выполнить ряд работ я не могу, но нуждаюсь в них. Поэтому подобная биржа – это действительно одно из лучших решений, какое можно придумать.

Сколько стоит делегирование

Делегирование полномочий сотруднику и делегирование стороннему лицу — разные вещи. В первом случае в качестве награды можно предложить какие-либо плюшки внутри организации, например, дополнительный выходной, внеочередной отпуск, почетную грамоту в конечном итоге. При работе с исполнителями на бирже я подобным набором плюшек не обладаю. Единственное, что могу предложить – это денежное вознаграждение.

На бирже Workzilla мой заказ выполнят примерно за 200-300 рублей. Но это по минимуму, так сказать начальное вознаграждение за простую работу. Если вам нужен исполнитель для выполнения сложной и кропотливой работы, например, для регулярного просмотра почты и составления деловых писем, то речь пойдет совсем о другой сумме. Но в среднем, как показывает мой опыт, самые простые заказы стоят от 200 рублей, но не менее этого.

Обратите внимание:
Таким образом, если вы имеете хоть какой-то капитал, но абсолютно лишены времени и нужных навыков, то вы всегда можете найти человека, который все сделает за вас. При этом работа будет сдана в срок и выполнена качественно (помним о том, что всех исполнителей перед выдачей им заказов тестируют на профпригодность).

Заключения и рекомендации

Итак, делегировать может каждый. Пугаться этого термина совсем не следует. Если вы жалуетесь на нехватку времени, а вам говорят «делегируй», что это значит простыми словами, не объясняя, то нужно немедля вспомнить того самого Иван Ивановича, который пытался заставить условную Светку написать хорошую речь для его выступления, отнести бумаги в кабинет завуча или сбегать и распечатать несколько листов из школьного пособия. Делегировать полномочия мы учимся в школе.

И нет абсолютно ничего постыдного в том, чтобы передать дело в руки профессионалов, особенно при появлении такой возможности. Я с удовольствием пользуюсь услугами исполнителей на бирже Workzilla. Меня устраивает здесь абсолютно все. Рекомендую и вам задуматься о возможности делегирования полномочий кому-либо более свободному в плане времени, имеющему необходимые знания и опыт.